আধুনিক হাজিরা মেশিন সফটওয়্যার
বর্তমানে শিক্ষা প্রতিষ্ঠানগুলোতে ছাত্র এবং শিক্ষক উভয়ের উপস্থিতি এবং সময় ট্র্যাকিং একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। সঠিকভাবে উপস্থিতি রেকর্ড করা, ছুটি এবং অনুপস্থিতির হিসাব রাখা, এবং সময়মতো শ্রেণী কার্যক্রম পরিচালনা করা নিশ্চিত করার জন্য অনেক প্রতিষ্ঠান হাজিরা সফটওয়্যার ব্যবহার করে থাকে। এই সফটওয়্যার শিক্ষার্থীদের এবং শিক্ষকদের উপস্থিতি, ছুটি, ওভারটাইম এবং বিভিন্ন কার্যক্রম পরিচালনার জন্য অত্যন্ত কার্যকর।
হাজিরা সফটওয়্যার ব্যবহারের উদ্দেশ্য:
১. পুনরাবৃত্তি সমস্যা দূরীকরণ: ছাত্র ও শিক্ষকদের উপস্থিতি ম্যানুয়ালি ট্র্যাক করার কারণে অনেক সময় ভুল হিসাব করা হয়। হাজিরা সফটওয়্যার সঠিকভাবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিতি রেকর্ড রাখে, ফলে ভুলের সম্ভাবনা কমে যায়।
২. প্রতিবেদন প্রস্তুতি সহজীকরণ: সফটওয়্যারটির মাধ্যমে শিক্ষক এবং ছাত্রদের উপস্থিতি সম্পর্কিত রিপোর্ট সহজে তৈরি করা যায়। এই রিপোর্টগুলির মাধ্যমে স্কুল প্রশাসন এবং শিক্ষকরা ছাত্রদের শ্রেণী কার্যক্রম এবং পাঠদানের ব্যাপারে মনোযোগী হতে পারেন।
৩. ছুটির হিসাব: ছাত্রদের এবং শিক্ষকদের জন্য ছুটি বা অসুস্থতার কারণে অনুপস্থিতি সহজেই ট্র্যাক করা যায়। ছুটি ব্যবস্থাপনাও হতে পারে স্বয়ংক্রিয় এবং সুনির্দিষ্ট।
৪. ওভারটাইম গণনা: শিক্ষকরা যদি নির্ধারিত সময়ের বাইরে অতিরিক্ত ক্লাস নিয়ে থাকেন, তবে সফটওয়্যারটি সহজে সেই অতিরিক্ত সময় ট্র্যাক করে এবং তার ভিত্তিতে রিপোর্ট প্রস্তুত করে।
আমাদের হাজিরা সফটওয়্যারটির মূল বৈশিষ্ট্য:
১. অভ্যন্তরীণ রেকর্ডিং সিস্টেম:
-
ছাত্র এবং শিক্ষকদের হাজিরা সিস্টেমে টাইম ইন এবং টাইম আউট স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড হয়।
-
বিভিন্ন পদ্ধতি যেমন ফিঙ্গারপ্রিন্ট, ফেস রিকগনিশন, বা পাঞ্চ কার্ডের মাধ্যমে উপস্থিতি রেকর্ড করা যায়।
২. এস এম এস প্রেরণ:
-
শিক্ষার্থীর হাজিরার সাথে সাথে অভিভাবকের কাছে অটো এস এম এস এর সুবিধা এবং অনুপস্থিতি শিক্ষার্থীদের একত্রে এস এম এস প্রদান এর সুবিধা।
- নির্দিষ্ট সংখ্যক শিক্ষার্থীকে হাজিরার অটো এস এম এস এর সুবিধা।
৩. শিডিউল এবং টাইমটেবিল ম্যানেজমেন্ট:
-
সফটওয়্যারটি ক্লাস শিডিউল এবং শিক্ষক শিফট তৈরি করতে সাহায্য করে। এটি নিশ্চিত করে যে কোন শিক্ষক কোন সময় ক্লাস নিবেন এবং কোন ছাত্র কোন ক্লাসে উপস্থিত আছেন।
৪. ছুটি এবং অনুপস্থিতি ট্র্যাকিং:
-
ছাত্রদের ছুটি বা অসুস্থতার কারণে অনুপস্থিতি সহজে ট্র্যাক করা যায়।
-
শিক্ষকদের ছুটির আবেদনের ব্যবস্থাপনা করা হয়, এবং এতে সম্মতি দেওয়া বা বাতিল করার ব্যবস্থা থাকে।
৫. পে-রোল ইন্টিগ্রেশন:
-
শিক্ষকরা অতিরিক্ত ক্লাস নিলে তার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওভারটাইমের হিসাব করা যায় এবং সেই অনুযায়ী বেতন প্রস্তুত করা যায়।
সুবিধাসমূহ:
১. সময় বাঁচানো এবং কার্যকরী:
-
হাজিরা সফটওয়্যার ব্যবহারের ফলে, শিক্ষক এবং ছাত্রদের উপস্থিতি, ছুটি, এবং অন্য সব তথ্য দ্রুত এবং সঠিকভাবে ট্র্যাক করা সম্ভব হয়। ফলে সময়ের অপচয় কমে।
২. স্বচ্ছতা এবং আস্থাশীলতা:
-
শিক্ষক, ছাত্র এবং প্রশাসনের মধ্যে উপস্থিতি সংক্রান্ত কোনো ধোঁয়াশা বা ভুলের জায়গা থাকে না। সব কিছু ডিজিটালি রেকর্ড হয়, যা পরবর্তীতে সহজে দেখা ও যাচাই করা যায়।
৩. প্রতিবেদন তৈরির সুবিধা:
-
সফটওয়্যারটি সরাসরি রিপোর্ট তৈরির ব্যবস্থা রাখে, যা ছাত্র এবং শিক্ষকদের সময়সীমা, উপস্থিতি, অনুপস্থিতি, ছুটি এবং অন্যান্য তথ্য বিশ্লেষণ করতে সাহায্য করে।
৪. প্রশাসনিক কাজের সাশ্রয়:
-
শিক্ষক এবং ছাত্রদের হাজিরা পরিচালনা করতে কোনো সময়ের অপচয় হয় না। সব কিছু স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজ করার ফলে প্রশাসনিক খরচ এবং শ্রম কমে যায়।
ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা:
-
মোবাইলের মাধ্যমে হাজিরা মেশিন নিয়ন্ত্রন করা যেটা দিয়ে যে কেউ মোবাইলে দেখতে পারবে একজন শিক্ষার্থী বা কর্মচারীর আগমন ও প্রস্থান সময়সূচী।
-
অটোমেটিক অনুপস্থিতি শিক্ষার্থীর কাছে নোটিফিকেশন বা এস এম এস সিস্টেম যার মাধ্যমে কোনো শিক্ষার্থী নির্দিষ্ট সময় হাজিরা না দিলে অভিভাবকের কাছে এস এম এস প্রেরণ এর পদ্ধতি।
- মোবাইল বা ওয়েব এপ্লিকেশন এর মাধ্যমে অভিভাবক রা সহজেই হাজিরার তথ্য ট্র্যাক করতে পারবেন। যাতে করে এস এম এস এর খরচ ও নিয়ন্ত্রনে চলে আসবে।